Pultordner – Steigerung der Effizienz im Büroalltag

Wer Ordnung halten möchte, kommt an sogenannten Pultordnern kaum vorbei. Mit der richtigen Strategie tragen sie maßgeblich zur Ordnung auf Ihrem Schreibtisch bei. Der Begriff Pultordner erweckt zuerst den Eindruck, dass es sich dabei um einen Ordner handelt, welcher auf einem Pult liegt und dort genutzt wird. Gemeint sind aber nicht Rednerpulte, Dirigentenpulte o.ä. – Pultordner gehen im Prinzip vielmehr auf jene Pulte zurück, welche in Schreibstuben zum Einsatz kamen. Pulte wurden und werden größtenteils stehend genutzt, wenngleich auch einige Modelle mit erhöhter Sitzposition erhältlich waren. Heute finden sich Pultordner in der Regel auf Schreibtischen – aber nicht nur: Auch auf einem Tresen oder einer Anrichte können Sie ebenfalls wichtige Funktionen wahrnehmen. Ihre Funktion bezieht sich insbesondere auf die Ordnung des Tagesgeschäfts – Sie können dort die Tagespost ablegen. Als Terminordner stellen sie eine effektive Ergänzung zu Kalender und Terminplaner dar. Mit einem Pultordner liegen Ihnen Ihre Dokumente genau zu dem von Ihnen benötigten Zeitpunkt wieder vor. Dies erfordert allerdings kontinuierliche Pflege.

Varianten

Pultordner gleichen Fächermappen – diese Ähnlichkeit scheint durchaus gewollt. Der Pultordner ermöglicht Ihnen, die Übersicht bei Ihren aktuellen Akten zu behalten. Pultordner gibt´s in verschiedenen Varianten: Am bekanntesten ist jene mit Zahlen (1-31) – mit 31 Fächern. Hier haben Sie für jeden Tag des Monats ein separates Fach. Daneben existieren auch Pultordner mit lediglich 12 Zahlen/Fächern (1-12) – also mit einem Fach pro Monat. Auf dem Markt sind auch Ordner mit 52 Zahlen/Fächern (1-52) – also mit einem Fach pro Kalenderwoche – genauso wie Ordner mit 24 Zahlen/Fächern (1-24) für die einzelnen Stunden erhältlich. Damit noch nicht genug: Streben Sie eine All in one-Lösung an, dann liegen Sie mit einer Zahlen- beziehungsweise Fächerkombination „1-31“ UND „1-12“ richtig und kommen auf insgesamt 43 Fächer. Damit haben Sie die Möglichkeit, nicht nur Tage, sondern auch Monate vorsortieren zu können. Wenn Sie aber lieber nach Buchstaben – statt nach Zahlen – Ordnung halten möchten, werden sicherlich Pultordner mit den entsprechenden Fächern A-Z Ihr Interesse finden. Es besteht aber auch die Möglichkeit, Ihren Pultordner selbst zu beschriften – derartige Exemplare mit etwa 20 Fächern sind im Handel erhältlich. Durch die ausgestanzten Löcher können Sie gut erkennen, ob und wo noch Dokumente liegen. Letztlich lässt sich ein Pultordner auch bequem als Unterschriftenmappe nutzen.

Die aus fester Pappe oder Plastik hergestellten Pultordner sind im Format DIN A4 gefertigt. Im Laufe der Jahre hat sich auch das Farb-/Designspektrum erweitert: Waren Pultordner vergangener Tage fast ausschließlich in Schwarz beziehungsweise Dunkelgrau gestaltet, so sind sie heutzutage auch in frischen Farben wie Rot oder gar Pink erhältlich. Entscheiden Sie sich für die Farbe, die am besten Ihr Bürokonzept widerspiegelt.

Praktikabilität pro und contra

Seiner Funktion gemäß erweist sich der Pultordner praktisch als Arbeitsspeicher. Der Pultordner stellt eine Aufbewahrungsmöglichkeit für aktuelle Schriftstücke dar, die anschließend weiter bearbeitet oder archiviert werden. Darüber hinaus kommen Pultordner auch dann zum Einsatz, wenn es um die Vorsortierung von losen Akten geht. Der Einsatz von Pultordnern gestaltet sich einfach. Haben Sie ein Dokument, brauchen Sie sich nur zu entscheiden, wann Sie es wieder benötigen, bearbeiten oder abermals kontrollieren möchten und dementsprechend in das spezifische Fach für den ins Auge gefassten Tag zu legen. Allmorgendlich sichten Sie Ihre Unterlagen und leeren das Fach des Tages. Für Dokumente, welche Sie erst in einem größeren Zeitraum benötigen, ist eine zweite Vorlage erforderlich. Hier bietet sich der Pultordner mit den Fächern 1-12 an.
Die Arbeit mit einem Pultordner ist nicht ganz unumstritten: Nicht wenige Experten in Sachen Office halten sie für überholt und nicht mehr zeitgemäß. Ob der Pultordner im Büroalltag ein effizientes Hilfsmittel darstellt oder auch nicht, hängt letztlich weitgehend vom persönlichen Arbeitsstil ab.

Kritisiert wird vor allem, dass einmal in die Mappe eingelegte Dokumente nicht in jedem Fall wieder auffindbar sind. Ein Beispiel mag dies verdeutlichen: Sie haben einen Vorgang auf ein bestimmtes Datum – den 15. eines Monats – terminiert, Ihr Kunde ruft bereits am 5. an und stellt eine Frage. Wo befinden sich jetzt die entsprechenden Dokumente? Mit etwas Glück und gutem Gedächtnis wissen Sie möglicherweise noch, wo – unter welchem Tag – Sie Ihre Unterlagen abgelegt haben. Nicht selten werden Sie aber den kompletten Pultordner systematisch durchgehen müssen, um besagte Dokumente zu finden.

Wie können Sie dieses offensichtliche Manko beheben? In dieser Situation helfen Querverweise. Dazu brauchen Sie lediglich einen Pultordner der Variante „A-Z“, in welchem Sie jeweils die spezifische Information hinterlegen, wo beziehungsweise in welchem Fach des kalendarischen Ordners die Dokumente liegen – beispielsweise „Gutmann 5.8.“. Mit dieser Vorgehensweise finden Sie die gesuchten Dokumente. Eine andere Möglichkeit besteht in der Anlage eines sogenannten Reminders: Hierbei ist es nicht erforderlich, den kompletten Vorgang in den Pultordner zu legen, sondern nur eine Notiz, dass an einem bestimmten Tag der Vorgang in Angriff genommen werden muss. Auf diese Weise werden Sie rechtzeitig an Ihre Arbeitsaufgaben erinnert, Ihre Unterlagen hingegen verbleiben am Ablageort – bei etwaigen Rückfragen können Sie diese jederzeit dort finden.

Integration in den Arbeitsalltag

Keine Frage: Pultordner sind äußerst robust und belastbar – sie können selbst größten Papiermengen bequem standhalten. Wichtig erscheint dennoch, dass Sie Ihren Pultordner nicht mit zu viel Papier überfrachten – auch wenn diese Mappen durchaus in der Lage sind, unendlich viele Dokumente aufnehmen zu können. Schließlich kann ein Pultordner – voll mit Dokumenten beladen – auch schonmal 10 kg und mehr wiegen. Wenn auch das Material eine derartige Belastung mühelos auszuhalten scheint, so sollte doch immer auch der unkomplizierte praktische Umgang bei der Benutzung eines Pultordners im Zentrum stehen – bequemes Aufschlagen und Umblättern der einzelnen Fächer inklusive. Der effiziente Umgang mit einem Pultordner erfordert zweifellos Disziplin – eine Wiedervorlage ohne tägliche Leerung der Fächer, Abarbeitung der Aufgaben, intensive Pflege der Querverweise sowie kontinuierliche Nachbestückung der Monate erscheint nicht zielführend. Deshalb gilt es auch, die Aufgaben jeden Tag aufs Neue anzugehen – und nicht einfach mal einen Tag weiterzuschieben. Damit wird deutlich, dass der Einsatz eines Pultordners auch betriebliche Arbeitsabläufe strukturiert. Statt morgens als erstes den Kaffeeautomaten zu bedienen, könnte ein Konsultieren des Pultordners durchaus zielführender sein, um das Tagesgeschäft effizient erledigen zu können. Daraus könnte geradezu ein Ritual entstehen, welches nicht nur für zuverlässige Abläufe sorgen, sondern auch zur Vermeidung von Fehlern beitragen könnte. Kommt es zu einem Verstoß gegen das Ritual, würde dies schnell auffallen. Um beim Beispiel des Pultordners zu bleiben: Sollten hier um 10 Uhr morgens die Posteingänge vorliegen, so wird im Falle eines leeren Ordners schnell klar, dass es hier etwas falsch gelaufen sein muss.

Nicht wenige sind der Überzeugung, dass doch eine elektronische Aufgabenverwaltung – beispielsweise mittels Outlook – wesentlich einfacher und auch leichter sei. Dies lässt sich nicht generell bestätigen – spielt der persönliche Arbeitsstil hier eine nicht zu unterschätzende Rolle. Wie auch immer – kommen Sie mit einem Pultordner gut zurecht, sollten Sie diesen auch nutzen. Ihnen steht es natürlich jederzeit frei, Ihre Ordnungstechnik weiter individuell zu perfektionieren – mit oder ohne Pultordner.

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